文件乱了？别慌，你也能管好版本
上周同事小李急得满头大汗：她交的方案第3版被领导说成是初稿，一问才发现，电脑里叫“最终版”“真正最终版”“老板看完再改版”的文件有七八个，谁也不知道哪个才是对的。其实这就是典型的版本混乱，而解决它，并不需要你会写代码。
从“重命名”开始建立秩序
最简单的版本管理，就是给文件起个靠谱的名字。比如：
- 别再用“报告.docx”“报告最终版.docx”
- 改成“项目提案_v1_20240405.docx”
- 修改后存为“项目提案_v2_20240408.docx”
v1、v2 就是版本号，后面加日期，一眼就知道谁新谁旧。这个方法不用任何工具，Word、Excel、PPT 全都能用。
用云盘自动帮你记历史
现在很多人用百度网盘、腾讯文档、飞书或钉钉协作。这些工具其实在后台悄悄记下了每次修改。比如在飞书文档里，点右上角的“历史版本”，能看到谁什么时候改了哪句话，还能一键恢复。就算你不做任何操作，系统已经帮你做了版本管理。
下次交文档前，顺手把文件名更新一下，再上传到共享文件夹，团队成员就不会再问“这是最新版吗？”
多人改同一份文件？试试协作工具
财务部做预算表，三个人同时填不同部分，最后合在一起总出错。这时候可以用腾讯文档或Google Sheets，所有人共用一个表格，实时看到对方输入，系统自动保存每一步。谁删了一行数据，也能查到记录。不需要你懂技术，就像发微信一样自然。
进阶一点：学会用“文件夹”分类版本
项目到了中期，可能需要保留“客户A提案”“客户B定制版”“内部讨论版”等不同分支。这时可以建几个文件夹：
项目提案/
├── v1_初稿_
├── v2_修改_
└── v3_定稿_每个版本放进去，再配合文件名规则，找起来毫不费力。
别怕“版本”这个词
版本管理听起来像程序员才懂的事，其实本质就是“别把东西搞混了”。你整理照片时按年月分文件夹，也是在做版本管理。把它当成一种习惯，就像出门前检查有没有带钥匙一样自然，工作就会轻松很多。