用软件处理数据时，导入文件是最常见的操作之一。但很多人一上来就直接拖文件，结果系统提示“格式不支持”或“数据解析失败”，白白浪费时间。其实每款软件对导入文件都有明确的格式要求，提前了解能省去不少麻烦。
常见支持的文件类型
大多数办公类、数据分析类软件支持的格式比较固定。比如表格数据，通常接受 CSV、XLSX、TSV 这几种。CSV 最通用，体积小，适合大批量数据导入；XLSX 支持多工作表和样式，但部分老版本软件可能兼容性差。
如果是文本类内容导入，比如文章、日志，一般支持 TXT、JSON 或 XML。特别是做配置迁移或接口对接时，JSON 格式越来越常见。
以 CRM 系统导入客户为例
假设你要把一批客户信息导入公司用的 CRM 软件，系统提示需要上传 CSV 文件。这时候不能随便导出一个 Excel 就完事。得先另存为 CSV（逗号分隔）格式，确保编码是 UTF-8，否则姓名里带生僻字会变成乱码。
另外，列名必须和系统要求的一致。比如软件要求第一列是“mobile”，你写成“电话”或“手机号”，哪怕意思一样，系统也识别不了。
结构规范比格式更重要
有时候文件后缀是对的，但依然导入失败。问题往往出在结构上。比如某进销存软件要求库存导入文件包含以下字段：
product_id,product_name,category,price,stock少一个字段、多一个空格、或者字段顺序错乱，都可能导致解析错误。更别提在 price 列填了中文字符这种低级失误了。
还有些系统要求第一行必须是字段标题，不允许为空；数据行中不能有空行，否则会被误判为数据结束。
特殊场景：JSON 导入注意事项
现在很多管理系统支持 JSON 格式导入配置项。比如你导出了一套审批流程设置，想在另一个账号里复用。这时候要注意大括号层级和引号闭合。
{
"flow_name": "请假审批",
"steps": [
{ "role": "部门主管", "action": "审批" },
{ "role": "HR", "action": "归档" }
]
}上面这个结构看着简单，但如果少了某个逗号，或者用了中文引号“”，系统就会报语法错误。建议用在线 JSON 校验工具先检查一遍再上传。
编码与大小限制别忽视
文件编码是隐形坑点。Windows 默认保存的 CSV 是 ANSI 编码，在 Linux 或网页系统里容易出问题。务必选择“UTF-8 无 BOM”格式保存。Excel 直接另存为不一定支持，可以用记事本或 Notepad++ 手动转码。
另外注意文件大小限制。有些软件限制单个导入文件不超过 10MB。如果你要导入十万条数据，可能需要拆分成多个文件分批操作。
实际建议：先下载模板
几乎所有正规软件都会提供“导入模板”下载。别偷懒自己造轮子，直接下载官方模板，按样例填数据最稳妥。改字段名、删多余列前，先确认是否允许。
导入前最好用少量测试数据跑一次，验证通过再批量处理。一旦大批量导入失败，清理脏数据反而更费劲。